Tip:
Seorang projek manager pada projek besar harus melakukan planning di depan bagaimana mereka menginginkan dokumentasi mereka untuk diorganisasi, disimpan dan dilihat di kemudian hari. Berikut adalah cara untuk membut setting directory dokumen
Projek besar biasanya megenerate banyak sekali dokumen. Jika kita tidak berhati-hati dokumen2 tersebut akan mudah menjadi disorganized dan membutuhkan usaha ekstra dari tim untuk menemukan, menyimpan, melakukan manajemen. Seorang projek manajer pada projek yang besar harus melakukan planning di depan bagaimana mereka menginginkan dokumen mereka untuk diorganisasikan, disimpan dan dilihat dikemudian hari.
Banyak aspek pada manajemen dokumentasi projek. Satu hal yang kita butuhkan adalah bagaimana kita mendefinisikan sebuah direktori atau struktur folder yang dapat memberikan panduan kepada anggota tim untuk menentukan lokasi tertentu untuk menyimpan dokumentasi.
Step pertama adalah mendefinisikan sebuah tampilan logic bagaimana dokumentasi dapat diorganisasikan. Tampilan logic berarti bahwa Anda menempatkan sebuah draft untuk diberikan feedback. Dan ketika anda telah sepakat mengenai tampilan tersebut, Anda dapat mengimplementasikannya dalam sebuah struktur direktori yang spesifik atau menggunakan sebuah tool. Struktur dimaksud harus mudah dimengerti dan mudah digunakan. Kami merekomendasikan bahwa repository dokumen harus terdiri dari 4 area utama:
§ Project Deliverables: Sebuah directory yang menyimpan semua projek yang terkai dengan deliverable. Kemudian dipecah lagi menjadi subfolder yang memberikan panduan lebih jauh mengenai lokasi dimana dokumen spesifik harus disimpan.
§ Project Management Deliverables: adalah sebuah direktori untuk menyimpan semua deliverable yang terkait dengan project management (Charter, Status Reports, Communication Pan, etc.)
§ Reference: Direktori ini digunakan untuk menyimpan dokumentasi yang digunakan sebagai input dalam project seperti definisi arsitektur, chart organisasi client, material training, grafis, dan lain2
§ Work Area: Merupakan area yang termasuk dalam direktori dimana setiap anggota tim dapat menggunakan untuk mengerjakan pekerjaannya. Setiap anggota tim dapat melakukan organisasi direktori mereka dengan cara apapun yang masuk akal kepada mereka. Tidak ada struktur standar
Berikut adalah contoh direktori bagaimana anda dapat menggnakan 4 area di atas untuk membuat sebuah template direktori yang dapat digunakan di semua projek.
Project ABC (place your project name here)
\Project Deliverables
\Final\Draft\Work in Progress
\Project Management Deliverables
\Project Definition\Communications\Presentations\Financial Information\Logs\Miscellaneous\Workplans\Status \Meeting Minutes\Reports
\Reference
\Tutorials\Templates\Other Reference Material
\Workarea
\Team member 1\Team member 2\(etc..)
Diskusi
Belum ada komentar.